Het Smartdoc platform

Intelligent documentenbeheer en automatisering

Werk met één centraal archief voor al uw documentgerelateerde informatie. Gebruik de AI-gedreven technologie om geautomatiseerde taken en werkstromen op te zetten.

Combineer functionaliteit met een <strong>gebruiksvriendelijke interface</strong>

Combineer functionaliteit met een gebruiksvriendelijke interface

Sinds de creatie in 2010, wordt het Smartdoc platform voortdurend uitgebreid en verder ontwikkeld. Het blijft tot vandaag, één van de gemakkelijkst te gebruiken platforms op de markt.

Elk type document, inkomend of uitgaand, wordt geprocessed met één van de volgende drie functies: toevoegen, zoeken of actie ondernemen. Honderden bedrijven en duizenden medewerkers gebruiken elke dag opnieuw Smartdoc.

Voordelen:

  • Slechts 2 knoppen om iets te archiveren en te vinden
  • Biedt een module voor factuurherkenning om uw boekhoudkundige werkstromen te automatiseren
  • Slaat alle documentgerelateerde informatie op (e-mail, foto's, scans, alle bestanden rechtstreeks uit Office)
  • Uw gegevens zijn van u en worden lokaal opgeslagen
  • Maakt uw archief doorzoekbaar op inhoud
  • API-gestuurde toepassing: integreert met al uw systemen (ERP, intranet, boekhouding, ...)
  • Volgt de levenscyclus van documenten: rechten (beveiliging), hoeveel keer werd het document geopend, gemaild, bijgewerkt, afgedrukt, en door wie
  • Voegt metadata toe aan uw documenten en inhoud
  • Automatiseert uw bestaande werkstromen en bouwt nieuwe werkstromen
  • Volledig in overeenstemming met GDPR

 

Functionaliteiten

  • 1. Archiveer documenten

    Sla al uw documentgerelateerde informatie digitaal op één plaats op. Elk onderdeel van uw organisatie kan Smartdoc gebruiken voor het opslaan van scans, e-mailverkeer of digitale documenten. Alle informatie die nodig is om het dagelijkse werk te doen, kan op elk moment en vanaf elke plaats veilig geraadpleegd worden.

    • Archiveer elk type document: facturen, e-mails, bijlagen, afbeeldingen, enz.
    • Iedereen kan het gebruiken met slechts een paar klikken
    • Archiveer uitgaande, inkomende en recurrente documenten rechtstreeks vanuit Outlook, Word of Excel met onze Office-plugin
    • Alle document gerelateerde informatie digitaal opslaan op één beveiligde locatie
    <strong>1.</strong> Archiveer documenten
  • 2. Zoek documenten

    Vind uw informatie in onmiddellijk terug. Gebruik Smartdoc als een interne zoekmachine om uw eigen documenten te doorzoeken. Acties worden opgeslagen en kunnen worden geraadpleegd. Zoeken gaat bliksemsnel en de zoekresultaten kunnen verfijnd of gerangschikt worden.

    • Doorzoek uw hele database op basis van een trefwoord of elk type metadata
    • Vind wat u zoekt in luttele seconden en bespaar een uur per dag
    • Vind altijd de laatste versie, bekijk eerdere versies en houdt een audit trail bij.
    <strong>2.</strong> Zoek documenten
  • 3. Voer acties uit

    Als gebruiker wilt u snel en zonder veel moeite komaf maken met de inkomende documentenstroom. Daarna wilt u informatie terugvinden wanneer u ze nodig hebt en ermee doen wat u wilt. De eenvoudige Smartdoc interface maakt dat mogelijk en nog veel meer:

    • Haal gegevens uit om het even welk document: contracten, HR-documenten, e-mails, facturen,...
    • Deel documenten, maak werkgroepen en beveilig uw informatie
    • Maak nieuwe versies van bestaande documenten door middel van een gemakkelijk check in/check out proces.
    • Koppel een levenscyclus aan elk document voor wettelijke archivering.
    <strong>3.</strong> Voer acties uit
  • 4. Automatiseer dankzij de AI-gebaseerde technologie

    Zorg dat de juiste documenten bij de juiste persoon terechtkomen in functie van het bevoegdheidsniveau. Digitaliseer uw documentstromen en koppel ze aan de juiste goedkeuringsstroom dankzij het gecentraliseerde machine learning systeem.

    • Zet een werkstroom op met pushberichten
    • Verbeter bedrijfsprocessen met intelligente geautomatiseerde routering en elektronische goedkeuringen.
    • Archiveer uw documenten automatisch
    • Verwerk automatisch alle gescande en digitale facturen met Smartdoc Finance
    <strong>4.</strong> Automatiseer dankzij de AI-gebaseerde technologie
  • 5. Archiveer centraal

    De Smartdoc oplossing is ontwikkeld als een intelligente metadatabibliotheek voor documenten, gebaseerd op Microsoft SQL technologie. De bestanden worden in de database opgeslagen als een origineel document.

    • Eenvoudig en allesomvattend: iedereen kan Smartdoc gebruiken om scans, e-mailverkeer of digitale documenten op te slaan.
    • Centraal en veilig: sla alle informatie over documenten digitaal op één beveiligde plaats op.
    • Originele informatie: bewaar standaard metadata, zoals de aanmaakdatum van de originele bestandsnaam en de archiefdatum. Afhankelijk van het originele bestand kunt u ook andere metadata opslaan, zoals de auteur.
    • Interconnectief: maak verbinding met al uw toepassingen dankzij de API-gestuurde technologie.
    <strong>5.</strong> Archiveer centraal
  • 6. Beheer centraal

    De intuïtieve Smartdoc interface zorgt ervoor dat elke gebruiker makkelijk toegang heeft tot het platform. Alle medewerkers hebben toegang tot de informatie die zij nodig hebben om hun dagelijkse werk veilig te doen, vanaf elke plaats en op elk moment.

    • Geautomatiseerd versiebeheer: vind altijd de laatste versie, consulteer eerdere versies, bewaar een auditspoor.
    • Automatisering van werkstromen: verbeter bedrijfsprocessen met geautomatiseerde routing en elektronische goedkeuringen...
    • Samenwerking en snellere besluitvorming: vervang ongestructureerde gedeelde mappen, e-mail en FTP door een gecentraliseerd systeem voor een vlotte georganiseerde samenwerking.
    <strong>6.</strong> Beheer centraal
  • Maak minder fouten

  • Bevorder betere samenwerking

  • Vereenvoudig de besluitvorming

  • Verbeter de bedrijfsprocessen

Dit is wat onze klanten
over ons vertellen...

Peter Piceu, CFO, Eiffage-Vuylsteke

Smartdoc biedt veel flexibiliteit, wat u niet altijd heeft als u met grotere bedrijven werkt.

Peter Piceu, CFO, Eiffage-Vuylsteke
Peter Larosse, Process Analysis & Purchase Manager, Franki Foundations

Met dit systeem kunnen we nog veel verder gaan – de mogelijkheden zijn eindeloos.

Peter Larosse, Process Analysis & Purchase Manager, Franki Foundations
Nathalie Rothier, Frateur de Pourq

Onze gebruikers waren snel aan de slag met de automatische processen.

Nathalie Rothier, Frateur de Pourq
Emilie Pollie, HR, Dolce La Hulpe

Dankzij Smartdoc hebben we alle documentgerelateerde personeelsinformatie digitaal op één plek.

Emilie Pollie, HR, Dolce La Hulpe
Steven De Ridder, ICT Manager, Cookware

Door de snelle groei van onze organisatie kregen onze medewerkers steeds meer administratie te verwerken. Zij zien Smartdoc als een welgekomen extra hulp, die hen ondersteunt in hun dagelijks werk.

Steven De Ridder, ICT Manager, Cookware
Bob Segaert, sales & marketing, Adirack

Voordat we Smartdoc gebruikten, moesten we altijd zoeken naar documenten in ons papieren archief. Nu kunnen we de informatie eenvoudig terugvinden door een zoekopdracht in te voeren in Smartdoc.

Bob Segaert, sales & marketing, Adirack
Pieter Vinck, IT Project Lead, Tekniplex

Tekniplex heeft  dikwijls te maken met auditprocedures. Smartdoc is de ideale ondersteuningstool voor het snel terugvinden en verzamelen van documenten.

Pieter Vinck, IT Project Lead, Tekniplex
Bruno Lahousse, Director, Wij Helpen

Als sociaal secretariaat behandelen wij dagelijks honderden juridische documenten. Het is geweldig om met een partner als Smartdoc samen te werken die deze processen begrijpt en kan implementeren.

Bruno Lahousse, Director, Wij Helpen
Jan Van Goethem, CEO, Ora Liften

Dankzij Smartdoc konden we onze papieren processen digitaliseren en automatiseren. Hierdoor konden we als organisatie veel sneller groeien en borg staan voor een betere klantenservice.

Jan Van Goethem, CEO, Ora Liften
Sven Goffaux, CEO, LightPoint

De eenvoud van de drag&drop en de eenvoudige zoekmogelijkheden maken Smartdoc gemakkelijk te gebruiken voor al onze medewerkers.

Sven Goffaux, CEO, LightPoint

Uw transformatie naar een slimme documentautomatisering is binnen handbereik

U kunt beginnen met het digitaliseren en automatiseren van uw documentworkflow in slechts een paar dagen
  • Analiseren

    Wij analyseren uw verschillende soorten documenten en inhoud, en brengen al uw werkstromen in kaart

    Gebruikelijk: 1 - 2 dagen

  • Implementeren

    Wij implementeren Smartdoc in een paar dagen, en leren u hoe u het moet gebruiken in minder dan 1 uur

    Gebruikelijk: 3 - 7 dagen

  • Digitaliseren

    Begin met digitaliseren vanaf dag 1. U bespaart tijd en geld  zonder bestaande processen om te gooien

    Go live!

Veilig en efficiënt documentenbeheer

Lees nu

Veilig en efficiënt documentenbeheer

Bekijk de overige Smartdoc pagina's